Sobald ihr entschieden habt, welche Visitenkarten ihr behalten wollt, wo bringt ihr sie unter? Welches System solltet ihr verwenden?
Als erstes solltet ihr festlegen:
- wie transportabel soll das System sein
- wollt ihr eine Masterablage und/ oder mehrere kleine Ablagen
- wieviel Zeit wollt und könnt ihr mit der Eingabe von Daten bzw. dem Sortieren von Karten verbringen
Optionen zur Unterbringung von Visitenkarten
Für die Unterbringung richtiger, in-die-Hand-nehmbarer Visitenkarten sind eure primären Optionen Kisten, Aktenordner, Rollkarteien (Rolodex etc.) und Hefter, Notizbücher und Planer.
Kisten:
Ob man nun einen alten Schuhkarton oder eine Karteikiste mit alphabetischem Register nutzt, die Unterbringung von Visitenkarten in Kisten ist eine bei vielen Leuten populäre Lösung.
VORTEILE:
Es ist einfach neue Karten hinzuzufügen, alte zu entsorgen oder einzelne Karten (oder ganze Kategorien) zu sortieren. Kisten kosten wenig Geld, es ist kein Problem weitere Kisten hinzuzufügen und das System ist ohne Lernprozess nutzbar. Mehrere Leute im Büro können leicht auf die Karten zugreifen und sich austauschen. Karten mit ungewöhnlichen Maßen und Formen können ohne großen Aufwand einsortiert werden.
NACHTEILE:
Karteikisten können unhandlich groß sein und sind sicher nicht so leicht transportabel wie andere Optionen und vielleicht sehen sie auch nicht so schick aus. Außerdem bieten sie nicht die Bequemlichkeiten mancher der elektronischen Optionen.
Aktenordner:
Obwohl sie eigentlich nicht für diese Verwendung gedacht sind, kann man sie natürlich zur Aufbewahrung und Organisation von Karten verwenden.
VORTEILE:
Aktenordner sind preisgünstig und problemlos erhältlich. Es ist leicht, Karten zu kategorisieren, zu sortieren oder zu entsorgen. Karten mit ungewöhnlichem Maßen oder Formen werden wahrscheinlich hineinpassen. Man kann auch kleinere Aktenordner kaufen (wie die für Kontoauszüge u.ä.).
NACHTEILE:
Sie können unhandlich sein, sie verschwenden möglicherweise Stauraum für größere Papiere und es könnte schwierig sein ein einzelne Karte zu finden.
Rollkarteisysteme
Mit solchen Systemen werden die Karten selbst in ein Desktopsystem mit unterschiedlicher Größe und Form wie z.B. offene Rollkarteien, abgedeckte Kartei, Mini-Kartei, transportable Systeme und so weiter. Manche Karten haben direkt einen entsprechenden Schlitz am unteren Ende der dann in die Führung passt, andere Systeme verwenden Hüllen oder Einschübe in die man die Karte einführt.
VORTEILE:
Es ist einfach Karten zu sortieren, hinzuzufügen oder zu enfernen und Kategorien zu erstellen. Alphabetische Sortierung und Kategorisierung sind einfach. Die Kartensysteme selbst sind meist attraktiv gestaltet und den meisten Büroangestellten bekannt. Karten können auch nicht so einfach herausfallen, da sie mit der Schiene verankert sind.
NACHTEILE:
Diese System sind meist nicht dafür gedacht transportabel zu sein. Die speziellen Kärtchen können zwischen den Systemen nicht oder nur beschränkt getauscht werden und große, ungewöhnlich geformte oder im Hochformat gedruckte Karten können meist nur schwer abgelegt werden.
Notizbücher, Hefter, Planer
Diese Systeme erlauben es, Karten in die Seiten eines Buches/Hefters einzufügen und funktionieren wie ein Fotoalbum mit Taschen in Visitenkartengröße. Die Plastikhüllen mit den Visitenkartentaschen könne unterschiedliche Mengen an Karten aufnehmen und passen in Notizbücher, Hefter oder Planer verschiedenster Größe.
VORTEILE:
Sie sind preisgünstig, können einfach erweitert werden, indem man weitere Hüllen hinzufügt und sind transportabler als Kisten oder Rollkarteisysteme. Man kann den “Look” auch leicht auf andere Accessiores wie zum Beispiel die Aktentasche anpassen.
NACHTEILE:
Wenn es euch auf strikt alphabetische Sortierung ankommt, sind diese Systeme nicht geeignet, weil sonst jedesmal andere Karten umsortiert werden müssen, wenn eine neue Karte in eine schon vorhandene Seite eingefügt werden soll. Außerdem muss man die Hefter selbst auch nach einem System organisieren.
